2021/06/13
そろそろマイナンバーをどう保管し、
どのように扱うか、決まってきてる事業者の方も
多いと思われます。
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・「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」にマイナンバー
そんな中で、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」にマイナンバーを記載する、
というのが来年の1月ごろのイベントとして予定されておりますので、
今からすでに関心事となっております。
こういうのです。
国税庁HPより→平成 年分 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書(PDF/225KB)
これにマイナンバーの欄が加わるので、
入手したマイナンバーをデータ化して流し込むのでもよいですし、
数が少なければ手書きしてもよいでしょうね。
これまでは1件ごとに、事業者提出用のものと税務署提出用のものと、
それぞれを作っていました。
しかしうちの会社の場合、報酬料金関係の対象者数は多くないのですが、
給与の源泉に関して、最近対象件数が多くなり、税務署提出用は
csvデータをCD-Rに焼くなどの形で提出することが求められてしまいました。
それに引きずられる形で、報酬料金と家賃関係の支払調書も、
これまでの紙以外に、csvデータとしなければなりません。
・csvデータの保管方法は?
では、このcsvデータは会社でどう保管すればよいのでしょうか?
実はまだ私は決めていません。
部署の共有フォルダなんかに置いておいては、担当以外が見る可能性があります。
守秘義務ってなかなか面倒です。
以下の方法を考えていますので、どれかにするつもりです。
・csvにパスワードをかけて、共有フォルダに保管する
・csvは会社のPCには保管せず、USBメモリ等に移動して、USB自体を鍵のかかるロッカーなどに入れる
・csvは提出用のCD-Rに入れ終わったら、削除する。社内で保存はしない