なくしたものを探して〜とりあえずやってみました

体験主義で、実際に体験した内容と、実はよく知らないので人に聞くのが恥ずかしい、という内容について調べてみたことをもとに書きます。

マイナンバーを報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書に記載した後は?

time 2016/02/05

そろそろマイナンバーをどう保管し、
どのように扱うか、決まってきてる事業者の方も
多いと思われます。

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そんな中で、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」にマイナンバーを記載する、
というのが来年の1月ごろのイベントとして予定されておりますので、
今からすでに関心事となっております。

こういうのです。
国税庁HPより→平成 年分 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書(PDF/225KB)

これにマイナンバーの欄が加わるので、
入手したマイナンバーをデータ化して流し込むのでもよいですし、
数が少なければ手書きしてもよいでしょうね。

これまでは1件ごとに、事業者提出用のものと税務署提出用のものと、
それぞれを作っていました。

しかしうちの会社の場合、報酬料金関係の対象者数は多くないのですが、
給与の源泉に関して、最近対象件数が多くなり、税務署提出用は
csvデータをCD-Rに焼くなどの形で提出することが求められてしまいました。

それに引きずられる形で、報酬料金と家賃関係の支払調書も、
これまでの紙以外に、csvデータとしなければなりません。

では、このcsvデータは会社でどう保管すればよいのでしょうか?

実はまだ私は決めていません。

部署の共有フォルダなんかに置いておいては、担当以外が見る可能性があります。

守秘義務ってなかなか面倒です。

以下の方法を考えていますので、どれかにするつもりです。

・csvにパスワードをかけて、共有フォルダに保管する

・csvは会社のPCには保管せず、USBメモリ等に移動して、USB自体を鍵のかかるロッカーなどに入れる

・csvは提出用のCD-Rに入れ終わったら、削除する。社内で保存はしない

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