遠方からのゲストのホテルをとってあげる？

・遠方からのゲストの宿泊先を予約することも

結婚式に友人知人を招待する場合、式場のある都道府県のみならず、遠方から来ていただく方も多いのではないかと思います。
私の場合は大学関係の友人や先輩が全員他県からの来訪で、東京・名古屋・大阪といった都市圏から電車で来ていただくことになっていました。

午後からの式と披露宴でしたので、終わる頃には19時過ぎです。
さらに2次会以降もあるとなると、完全にその日は泊まってもらうことになりますよね。

そこで宿泊先のホテルをとるかとらないかで少し悩みました。

こういう場合に必ずどうしろというマナーとかは存じないので、私がどうしたかを書いておきますね。
サークル関係で他県か来てもらうゲストは全員ホテルをとりました。料金もこちら持ちです。

2次会やそれ以降、サークル関係の皆で連れ立って飲みに行くのが確実でしたから、グループごとにホテルも一緒のところにする方がよいと判断しました。
あまりお金がないので交通費は招待客負担としてしまったのですが（＝お車代を出さない）、その分宿泊のホテルはこちら持ちということで許してもらえないかなーと。

ちなみに奥さんの会社の上司も遠方からいらっしゃるとのことで、会社にて同様に宿泊先の予約を打診したそうですが、それはご辞退されたそうでした。

・ホテル予約の方法

まず結論からですが、私は自分で人数分のホテルを予約しました。
楽天トラベルを使いましたが、そこは普段使っているホテル予約サイトで大丈夫でしょう。自分が払うのですから遠慮なくポイントももらえますしね。

予約の方法は特に目新しいことはありませんが、式場スタッフが提携するホテルをとってくれる場合もあります。
その場合、提携料金で少し安くなると聞いてはいました。

担当スタッフから提携ホテルと料金表を渡されて、じゃあこの中から選ぼうかと思ったんですが、実はそこにはあまりホテルの候補数がなかったんですよ。

しかも金額が固定でなくて、「8,000円～」みたいな書き方だったのです。これはつまり、繁忙期にぶち当たったりすると、ホテルか式場のさじ加減で1人10,000円とか、あるいはそれ以上の金額で予約される可能性も当然あるわけですよね。

そしてこれが一番の理由ですが、「式場スタッフがホテル予約のあっせんの件を完全に忘れていた」というのがデカいんですよね。
予約しといてもらいたいという話をしてから1ヶ月ぐらいたっても、担当の方が何もしていなくてですね。改めて「とってほしい人の名前を教えてください」とか言われて（前に言っただろが）。
こりゃもう自分で予約した方がいいやとなったのです。

自分で選んだ方が、場所や金額のいいホテルを見つけられた気がしますしね。

・ホテル予約をお知らせするメール

ホテルをとって終わりではなく、その旨を連絡する必要もあります。
しない場合はそれぞれの方がホテルとってしまって重複しますからね。

私の場合はホテルを予約したのが式の1か月半ほど前で、とれたのを確認して直後にメールでご連絡しました。
時期にはこだわらず、予約をとれた時点で連絡するつもりでした。

最後に蛇足ですが、他県から来ていただいた先輩に送ったメールの内容を書いておきますので、こんな感じで知らせればいいのかー、と参考になれば幸いです。

「〇〇さん

お疲れ様です、××（私の名前）です。
先日は出席のハガキを返送いただきありがとうございました！

式当日のお泊りなのですが、勝手ながら式場近くの「※※ホテル」をお取りしておりますので、そちらにご宿泊いただければと思います（サークルの皆さん同じホテルです）。

△△県まで来ていただくことになり恐縮ですが、お気をつけてお越しください。
お会いできるのを楽しみにしております。」

なかなかできた後輩っぽいのではないでしょうか。同年代に送るときはもうちょっと砕けた内容ですし、上司相手ならば文章を固くしたら良いかと思います。